VeriFactu: qué debes hacer hoy para evitar sanciones mañana
El panorama fiscal en España está viviendo su mayor transformación en décadas, y la normativa VeriFactu (derivada de la Ley Antifraude) no es una simple sugerencia técnica: es un cambio de reglas del juego con sanciones muy reales.
El objetivo de Hacienda es claro: acabar con la economía sumergida y el fraude fiscal mediante la digitalización total. Pero, ¿qué implica esto para tu negocio y por qué está en riesgo tu tesorería si no te actualizas?
¿Qué es exactamente un sistema «VeriFactu»?
En términos sencillos, VeriFactu hace referencia a los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que cumplen con los nuevos requisitos técnicos de la Agencia Tributaria.
Hasta ahora, muchos programas permitían borrar una factura, editarla sobre la marcha o alterar registros sin dejar huella. Eso se acabó. Para que un software sea legal bajo la nueva normativa, debe garantizar los principios de I.C.A.T.:
- Integridad: Los datos no pueden ser alterados.
- Conservación: Los registros deben guardarse de forma segura.
- Accesibilidad: Hacienda debe poder consultarlos fácilmente.
- Trazabilidad: Cualquier cambio debe quedar registrado (si hay un error, se hace una factura rectificativa, no se borra la original).
Tus facturas deberán incluir un código QR que permita a cualquier cliente (y a la Administración) verificar que esa factura está declarada correctamente. Además, VeriFactu permite- si la empresa así lo desea- enviar automáticamente los registros a la AEAT, facilitando el control fiscal y aumentando la transparencia.
¿Quién debe cumplir con VeriFactu y desde cuándo?
La obligación de adaptarse a este nuevo sistema afecta a prácticamente todas las empresas, pymes y autónomos que utilizan software para emitir facturas. Los plazos ya están definidos: desde julio de 2025 los programas deberán estar técnicamente preparados para cumplir con la normativa, mientras que el uso obligatorio comenzará en enero de 2026 para las sociedades y en julio de ese mismo año para el resto de profesionales y autónomos.
Quienes emiten facturas completamente fuera de sistemas informáticos, por ejemplo, de manera manual, podrían quedar fuera del ámbito de aplicación, siempre que no utilicen ningún programa que gestione o almacene facturación de forma digital.
¿Por qué es obligatorio VeriFactu?
La normativa nace con un objetivo claro: reforzar la lucha contra el fraude fiscal. Con VeriFactu, Hacienda quiere impedir que se manipulen facturas ya emitidas o que existan contabilidades paralelas, un problema que históricamente ha afectado a determinados sectores.
Además, la inalterabilidad y trazabilidad de los registros aporta mayor seguridad jurídica a las empresas que cumplen la ley. También facilita la detección de inconsistencias en auditorías e inspecciones, reduciendo riesgos y fomentando un ecosistema empresarial más competitivo y transparente.
El dolor de cabeza: Las multas de 50.000 euros
Aquí es donde la normativa deja de ser una cuestión tecnológica y se convierte en una cuestión financiera crítica. Según la Ley 11/2021, no solo se castiga el fraude, sino la tenencia de herramientas que lo permitan.
No adaptarse a VeriFactu cuando la normativa sea obligatoria puede tener consecuencias serias. El uso de software que no cumpla con los requisitos establecidos puede ser sancionado con multas que alcanzan los 50.000€ por cada ejercicio fiscal. Lo relevante es que no es necesario demostrar intención de fraude: basta con que el sistema permita borrar, modificar o manipular datos de facturación para considerar la infracción (el famoso «Software de doble uso«).
Además de las sanciones económicas, existen riesgos legales adicionales. Emitir facturas sin los elementos exigidos por la normativa —como el código QR o los datos de registro adecuados— puede derivar en sanciones por incumplimiento de la normativa general de facturación. También aumenta la probabilidad de inspecciones y requerimientos de información, lo que implica tiempo, costes administrativos y una posible pérdida de reputación para la empresa.
Los proveedores de software tampoco están exentos. Comercializar programas que no estén adaptados, o promocionarlos como compatibles con VeriFactu sin cumplir realmente los requisitos, puede acarrear sanciones todavía mayores y problemas legales significativos.
¿Por qué no debes esperar al último día?
Es muy común en la cultura empresarial española esperar a la fecha límite para implementar cambios legales. Sin embargo, tratándose de tecnología y facturación, esto es un error estratégico por tres razones (inspiradas en las recomendaciones de expertos como Sage):
- La curva de aprendizaje: Tus empleados necesitan tiempo para aprender a usar el nuevo sistema. Si lo implementas de golpe bajo presión, cometerán errores.
- La migración de datos: Pasar tus datos de un sistema antiguo (o de un Excel) a un software VeriFactu certificado no se hace en una tarde. Requiere limpieza y volcado de información.
- El cuello de botella: A medida que se acerque la obligatoriedad total, las empresas de software y los consultores estarán saturados. Si esperas al final, te arriesgas a quedarte en lista de espera mientras corres el riesgo de ser sancionado.
VeriFactu representa un cambio profundo en la gestión de la facturación en España. Aunque implica un proceso de adaptación tecnológica y organizativa, también abre la puerta a un entorno empresarial más trazable, seguro y alineado con la digitalización.
Las empresas que comiencen la adaptación cuanto antes llegarán mejor preparadas y evitarán contratiempos en el momento en que la normativa sea obligatoria. En cambio, retrasar la implantación puede traducirse en costes elevados, tensiones operativas y sanciones difíciles de asumir.
